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来源:衡东县人民政府网站 发布时间:2016-11-03
十五、档案管理制度
(一) 机构及职责
办公室为单位的档案管理机构,办公室设立专职档案管理人员。本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括纸质文件、声像资料、电子数据),均由文书部门或业务部门进行整理、立卷,并定期向档案部门归档。单位设立专门的档案保管室。
单位档案管理人员的主要职责是:贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度;负责统一管理本单位的档案,并按照规定向同级档案馆移交档案;对本单位的档案工作进行监督和指导;对本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导; 贯彻执行党和国家的保密、保卫制度,确保档案和档案机密的安全。负责报送本单位档案工作情况。
(二)档案范围
1.在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,以及具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。
2.上级机关发来的与本局有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3. 本局对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4. 本局的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
5. 信访工作材料。
6. 本局与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件材料。
7. 本局干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
8. 本局职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
9. 本局的历史沿革、大事记及反映本局重要活动的照片、录音、录像、文字等资料。
10.其他需纳入档案管理的资料。
(三)档案的立卷方法、规则、要求
根据国家《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《审计机关审计档案管理规定》的要求对本单位归档资料进行立卷归档:
1.审计项目材料的立卷:按审计项目立卷,一个审计项目可立一个卷或者若干卷,不得将几个审计项目合并立为一个卷。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。
2.审计案卷内文件材料的排列和审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则分别按照《审计机关审计档案管理规定》办理。
3.审计组长(主审)是立卷责任人,应当及时收集审计项目的文件材料;审计终结后,立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理,经业务股室负责人复查,并经局办公室档案管理人员检查后,依照有关规定进行编目和装订。
4.审计档案的保存期限、密级、密级期限,按照《审计机关审计档案管理规定》第十三、第十五条规定办理。
5.其他档案立卷责任人为办公室档案管理专职负责人。
6.立卷归档分年度进行。业务档案在发生期的第二年度的第一季度终止日之前立卷归档,否则,取消立卷责任人该年度的主审补助;其他档案在发生期的第二年度第一个月终止日之前立卷归档,否则,取消办公室档案管理专职负责人该年度的相关奖励。
(四) 档案管理
1.对损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案或者因玩忽职守造成审计档案损失的工作人员,由局办公室据情提出处理意见,报局长办公会研究,对直接负责人和其他有关责任人按有关规定给予相关处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
2. 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
3.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交档案管理员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
4. 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门负责管理本部门的文件材料。
5. 凡本局印发、收取的公文原件一律由办公室统一收集管理。
6. 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。
7.借阅审计档案,仅限在审计机关内部,审计机关以外的单位如有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的,须持单位证明或介绍信经局长批准。