档案管理工作实行办公自动化的研讨

衡东县科技和工业信息化局  吴扬辉

内容摘要：档案管理实现数字化、信息化、办公自动化是目前档案工作的热点问题，尤其是近年来建立实施的数字档案馆工程，其最终目的是实现网络信息共享，建立真正的档案系统的办公自动化平台，为数字化建设工作奠定基础。本文通过对企事业单位档案管理形势的分析,结合自身实际工作经验,从认识办公自动化入手，分析档案管理实行办公自动化的必要性和必然性，同时,提出了推进企事业单位档案管理实行自动化的措施和条件，对办公自动化在档案管理方面的应用与发展进行了探讨。

关键词：办公自动化  档案管理  文档一体化  信息建设

随着计算机技术、数字技术为代表的信息技术的发展，办公自动化已成为政府机关和企事业单位现代化管理的必然趋势，在越来越多的经营管理活动中发挥着重要作用。人们的办公模式和需求不断推进，从根本上动摇了传统的纯粹基于纸质的办公方式，也对原有的档案管理模式提出了新的挑战。要提高档案工作的现代化管理水平，必须建立一套以计算机网络为基础、结合了科学管理思想和行为科学的办公自动化系统来促进办公活动规范化和制度化。因此寻求如何实现现代化企业中档案工作更高层次的管理和发展，实现档案的办公自动化管理，成为现今档案工作迫切需要解决的问题。

一、认识办公自动化

办公自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念，英文为Office Automation，简称OA。对于它普遍认同的解释是利用先进的科学技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息资源，提高工作效率和工作质量的目的。对于企业而言，可以优化现有的管理组织结构，方便管理和决策，增强企业的市场竞争能力。

经过多年发展我国的办公自动化已逐步趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为企事业、机关信息化管理的一个重要组成部分。同时我们也看到，由于绝大多数的机关企事业单位在ＯＡ发展中的认识和实现能力有限，ＯＡ在现实的应用推广中存在一定的局限性和片面性。目前对办公自动化的实施基本上是采用先进的计算机和网络技术，实现整个办公内容和过程电子化，尽量从根本上改变传统的工作模式。

二、档案管理与办公自动化的必然结合

档案工作发展到今天，已由过去管理单一的文书档案逐步发展为多门类的综合档案，档案载体也从以纸质为主向多种形式载体发展。网络技术和数字技术的进步及办公自动化的实现，使档案的生成方式发生很大变化，越来越多的企事业单位采用那些能处理和存储信息同时又能掌管文件的办公自动化系统，对于诸如文件的签发、归档等运作过程在计算机和网络上进行，使得参与协作的人员能通过网络渠道传输并分享文档，其利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异，形成以磁盘为载体的电子档案，使得无纸办公成为可能。由于电子档案信息具有传统性、标准性、可操作性和真实性等诸多优点，用户将从中获得更为完善的服务，因此档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势，这就要求办公自动化技术也要不断适应档案管理的发展要求。

自９０年代初，档案管理推行自动化就成为机关、企事业单位ＯＡ建设的主要课题之一。几十年来，企业档案管理的自动化程度随着企业的发展，从最初的计算机辅助手工立卷，实现单机目录检索，到公文、档案一体化管理实现了企业局域网档案全文存储与检索，步入信息化阶段。

三、档案信息自动化管理的特点

1、档案管理的标准化、规范化。自动化档案管理系统以实现网络化、信息化、现代化为目标，利用最新技术构建适合机关、企事业单位发展的自动化体系，其着眼点是整个系统的高标准、高性能，组成系统的各个层面都应达到一定水平，工作流程要求合理先进，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力，实现档案管理的标准化、规范化，是创建现代化档案管理体系成为可能。

2、文档一体化。文件、档案一体化管理是信息时代档案工作的全新管理模式，企业各部门的文件资料管理与档案管理科学地结合在一起，不同的文件包括文字、声像、照片等在办理结束后，直接进入相应的档案数据库，由档案管理员分门别类整理组卷，随时通过网络实现归档，使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全，从而打破了文件和档案的分散独立、各自为政状况，实现文件、档案管理上的一体化。

3、检索查阅网络化。档案管理自动化系统中的每份文档均具备属性信息，可以按照不同用户的权限向企业各部门开放，这样不必到档案部门也能够随时在企业网络的任何终端进行档案的检索查阅，大大提高了信息的检索利用率，展现了档案管理自动化为企业生产建设提供了快捷、高质量服务的先进性。

4、业务工作自动化。档案管理的自动化使档案工作人员从繁杂的日常办公事务中解脱出来。在档案自动化办公系统应用中，档案管理员可以随时随地指示系统进行各种数据的清查、统计，检索进行技术分析需要的相关资料等，真正实现了档案业务办公自动化。

四、实现档案自动化管理的几项重点工作

在办公自动化发展的漫长道路上，档案管理自动化不仅使档案管理工作不断创新的过程，也是一项任重而道远的大工程，企业要做的事情还有很多。

1、改进档案管理的体制与职能，使之适应自动化管理的需要，管理是企业的根本。在办公自动化条件下，档案信息系统的管理体制与职能要进行相应的转变，明确自动化体系的实现方向和方式，构建一套适合而完善的管理体制，合理定位企业职能是实现档案管理自动化的基础，也是开辟档案信息资源为企业提供全面高级信息服务的先决条件。

2、领会档案管理自动化内涵，建立规范而标准的业务流程。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和环节，这就要求档案业务要有一个标准、规范的流程。档案管理自动化是按企业管理工作流程设计的，因此只有先理顺档案部门与其他业务部门间的工作程序，自动化系统的设计才能保证顺利实施，从而推进档案自动化信息建设的发展。

3、结合实际情况，推行一套科学而行之有效的档案自动化管理软件。档案管理自动化的一个重要标志就是计算机的应用，目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，推行一套高标准的满足企业管理需要的自动化软件，依托先进的信息技术对资料进行科学的管理，使各业务部门与档案部门融洽连接、协同合作档案信息资源的开发利用，满足企业生产经营与开发建设的需要，适应现代企业的快速发展，实现真正的管理自动化。

4、重视人才管理，提高档案管理人员素质。推进档案信息自动化的关键是人才，档案人员要具有较高的知识层次和先进技术水平，其素质水平直接影响自动化水平的提高。因此，提高档案人员的业务素质，培养教育一大批适合企业档案管理自动化要求、适应网络信息资源服务要求的复合型人才，已成为档案信息自动化建设的重要任务。

２１世纪是我国办公自动化发展的黄金时代，我国的经济建设和各项工作都将踏上新的发展轨道，作为为之提供有效服务的档案事业，也必须加快档案管理现代化建设的进程，这既是时代赋予档案事业的重任，也是档案事业自身发展的必由之路。

【参考文献】

[1]尹晶华，王有敬，新形势下档案工作的几点思考[J]，现代情报，2003（11）63-120